با توجه به اینکه برگزاری ایونت لازمه برنامه ریزی است برای این نوع ایونت نیز لازم است ابتدا موارد زیر مشخص شود:
- تعداد مهمان ها
- مقدار بودجه در نظر گرفته شده برای این رویداد
- رزرو عکاس، فیلم بردار و موزیسین
- تعیین نحوه دعوت مهمان ها و دعوت آن ها
- تعیین محل برگزاری رویداد
- تعیین وسایل پذیرایی و نحوه پذیرایی از مهمانان رویداد
اگر از نظر معنایی بخواهیم ایونت را تعریف کنیم، می‌توان گفت در لغت به ایونت، رویداد، پیشامد و اتفاق می گویند. یعنی برگزاری ایونت همان برگزاری رویداد است. اما این سوال نیز پیش خواهد آمد که برگزاری رویداد چیست و برنامه‌ریزی لازم برای برگزاری ایونت یا رویداد و افزایش اثربخشی آن چگونه است؟ و چه ویژگی هایی دارد که باید در زمان اجرای آن دقت کرد؟ برای پاسخ این سوالات پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این محتوا را از دست ندهید. چرا که اطلاعاتی مهم به شما ارائه می کند.
برگزاری ایونت یا برگزاری رویداد روشی برای مطرح کردن کسب و کار، جلب مشتری، کنفرانس برای مدیران، بالا بردن اطلاعات مردم و به دست آوردن اعتماد و اطمینان جامعه و مصرف کننده است.
اکنون با تعریف رویداد و چرایی برگزاری رویداد آشنا شدید. اما این تمام ماجرای برگزاری رویداد نیست. برای موفقیت و درست برگزار کردن رویداد لازم است قوانین خاصی را رعایت کنید، همچنین آشنایی با انواع ایونت نیز یکی از مهم ترین مواردی است که به شما کمک می‌کند بهترین و موفق‌ترین برگزاری ایونت را داشته باشید.
انواع ایونت مارکتینگ:
- رویدادهای بازاریابی آنلاین
- وبینارها
- رویدادهای حضوری
- پخش مستقیم رویدادها
- رویدادهای قدردانی از مشتریان
- گردهمایی‌ها
- همایش‌ها
به طور معمول یک رویداد یا ایونت می تواند به شکل تک برندی و یا چند برندی یا به عبارتی گروهی باشد. همانطور که از اسم این دو نوع نحوه برگزاری ایونت مشخص است، برگزاری رویداد یا رویداد تک برندی همان معرفی و محصول یک برند خاص است. در این مورد تمامی هماهنگی ها، کارها و هزینه ها برای همان نفر یا همان تک برند است. ضمن اینکه می توانید در برگزاری ایونت خود از محتواهایی که شامل انیمیشن‌های جذاب هم هستند استفاده کنید.
اما در برگزاری رویداد گروهی که نوع بعدی برگزاری رویداد است، می بایست برندهای قرار گرفته در این رویداد یا ایونت همگی دارای مخاطب های مشترک باشند. از خاصیت های این نوع برگزاری رویداد می‌توان به تقسیم هزینه های تبلیغات اشاره کرد. اما این تنها مزیت رویداد گروهی نیست، بلکه در این روش قدرت دیده شدن و معرفی محصول بسیار بیشتر از رویداد تک برندی است.
برای برگزاری ایونت چه کسانی را باید دعوت کرد؟
به طور کلی در هر نوع برگزاری رویداد یعنی چه به صورت تک برندی و یا گروهی می توان مهمان‌های رویداد را به دو صورت خصوصی و عمومی تقسیم بندی کرد. به این صورت که در دعوت مهمان‌های عمومی از طریق یک فراخوان و یا یک تبلیغ از همه دعوت می شود که به این رویداد بیایند.
اما دعوت مهمان‌های خصوصی برگزاری ایونت چگونه است؟ به این شکل که از افراد خاص و از قبل مشخص شده به صورت رسمی دعوت می‌شود که در این رویداد شرکت کنند.
افزایش اثربخشی ایونت ها
در برگزاری ایونت‌ها، یکی از اهدافی که می بایست دنبال کنید، افزایش اثربخشی ایونت بر روی مخاطبین می باشد.برای امر برنامه‌ریزی لازم برای برگزاری ایونت یا رویداد و افزایش اثربخشی، شما می توانید از انواع محتوا های ویدیویی در جهت نمایش هرچه بهتر شرکت یا برند خود استفاده کنید.محتواهای ویدیویی در حوزه های مختلف طراحی و تولید می شوند اما دو نوع آن از میزان محبوبیت بیشتری برخوردار هستند، که آن موشن گرافیک و تیزر تبلیغاتی می باشند.
این نوع از محتوا های ویدیویی به دلیل اینکه از جذابیت بصری بالایی برخوردار هستند و به همراه آن خلاقیت زیادی هم در امر تولید این محتوا ها در راس کار قرار می گیرد، از میزان محبوبیت بالایی برخوردار هستند.شما می توانید با این محتوا های ویدیویی تاثیر چند برابری را بر روی مخاطبین خود اعمال کنید.
ایونت ها با چه اهدافی برگزار می شوند؟
ایونت ها رویداد های بزرگی هستند که شامل هزینه های زیادی هم هستند و به پشتوانه ی همین موضوعات، اهداف بزرگی را دنبال می کنند.به عنوان مثال برند های بزرگ و معتبر در دنیا، محصولی که تولید کرده که دارای ارزش بالایی هم هستند، در قالب ایونت به معرض عرضه خواهند گذاشت تا با استفاده ی این ایونت ها، مراجعه کنندگان با جنبه های مختلف این محصول و کارایی آن به خوبی آشنایی پیدا کنند.
حال این اقدامات می تواند در موضوعات و حوزه های مختلفی پیاده سازی شود مانند؛ حوزه های علمی، اجتماعی، معرفی برند، برگزاری نمایشگاه و … نکته ای که در برگزاری ایونت ها قابل اهمیت است، این است که حتما باید اهداف بزرگی را مورد هدف قرار دهید تا ایونت شما با حداکثر تاثیرگذاری همراه شود.
محل برگزاری ایونت چگونه است؟
برگزاری یک رویداد موفق نیاز به توجه به جزئیات کوچک دارد و از جمله اقدامات کلیدی در این زمینه، انتخاب محل مناسب است. انتخاب مکانی که با موضوع و اهداف رویداد هماهنگی داشته باشد و توانایی جلب توجه شرکت‌کنندگان را داشته باشد، می‌تواند به موفقیت رویداد کمک کند. در ادامه، به برخی از نکات اساسی برای انتخاب مکان مناسب برای رویداد اشاره خواهیم کرد.
تطابق محتوا با مکان
یکی از نکات حیاتی در انتخاب مکان مناسب برای رویداد، تطابق محتوای رویداد با مکان است. به عنوان مثال، اگر رویداد یک نمایشگاه هنری است، مکان باید فضایی مناسب برای نمایش آثار هنری داشته باشد. در صورتی که رویداد یک کنفرانس تخصصی در زمینه فناوری باشد، مکان باید دارای تجهیزات فنی مدرن و امکانات کنفرانس باشد.
اندازه مکان
اندازه مکان نیز باید با توجه به تعداد مورد انتظار شرکت‌کنندگان انتخاب شود. مکان باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت‌کنندگان را جای دهد، اما اگر بسیار بزرگ باشد و تعداد شرکت‌کنندگان کم باشد، ممکن است احساس خلاء برانگیزد.
دسترسی و مکان‌یابی
مکان باید دارای دسترسی آسان باشد تا شرکت‌کنندگان به راحتی بتوانند به محل رویداد دسترسی پیدا کنند. همچنین، مکان باید آدرس مشخص و قابل دسترسی داشته باشد.
امکانات و تجهیزات
امکانات و تجهیزات موجود در مکان نقش مهمی در انتخاب آن دارند. مکان باید دارای امکانات مورد نیاز برای برگزاری رویداد باشد، از جمله تجهیزات صوتی و تصویری، سکوی صحنه، صندلی‌ها و امکانات بهداشتی.
هزینه مکان
هزینه لوکیشن نیز باید با بودجه مالی رویداد هماهنگ باشد. مکان باید ارزش مناسبی را برای هزینه‌های پرداختی ارائه دهد و با درآمدی که از رویداد حاصل می‌شود، تطابق داشته باشد.
نگهداری و پشتیبانی
آخرین نکته مهم در انتخاب مکان، خدمات نگهداری و پشتیبانی مکان است. مکان باید دارای خدمات حرفه‌ای برای رفع مشکلات و تعمیرات فوری باشد تا رویداد به سرعت و با کیفیت برگزار شود.
ﺑرگزاری اﯾوﻧت تبلیغاتی
گام ابتدایی در برنامه‌ریزی یک رویداد، تدوین اهداف ملموس است. ابتدا از خود سوال کنید: چرا قصد برگزاری این رویداد را دارید و چه انتظاراتی دارید؟ با شناخت هدف اصلی سازمان قبل از هر برنامه‌ریزی، اطمینان حاصل کنید که انرژی و تلاش شما به سمت جایی که لازم است هدر نروند. تعیین یک هدف مشخص به تیم شما اطمینان می‌دهد که در راستای موفقیت حرکت می‌کنند.
نمایشگاه‌های تجاری به طور معمول سالانه در مکان‌های گسترده و بزرگ برگزار می‌شوند. این ایونت فرصتی است تا محصولات و خدمات جدید خود را مستقیماً به مخاطبان معرفی کنید و همچنین محصولات قدیمی‌تر خود را به نمایش بگذارید. نمایشگاه‌های تجاری عمدتاً در فضاهای بزرگی برگزار می‌شوند و نیازمند تبلیغات و پروموشن گسترده هستند.
جمع بندی
رویدادها انواع مختلفی دارند که هر کدام برای برگزاری بهتر لازمه رعایت نکاتی هستند که می‌بایست توسط برگزار کننده در نظر گرفته شود. برای برنامه‌ریزی لازم برای برگزاری ایونت یا رویداد و افزایش اثربخشی، فراموش نکنید که دو گزینه مهم در برنامه‌ریزی لازم برای برگزاری ایونت یا رویداد اول انتخاب هدف و دوم در نظر گرفتن بودجه است.
